Bevor man bei seiner zuständigen Pflegekasse einen Antrag auf Einstufung bzw. Höhereinstufung stellt, sollte man sich zunächst die Frage stellen:
Werden die Voraussetzungen für die entsprechende Pflegestufe erfüllt?
Am einfachsten ist dies Mithilfe eines Pflegetagebuches festzustellen. Ein Pflegetagebuch ist nichts weiter als wie der Name bereits sagt, eine tagebuchartige Aufstellung aller Leistungen bzw. Hilfestellungen, die Sie oder eine andere Pflegeperson regelmäßig zur Unterstützung des Pflegebedürftigen erbringen. Hierbei sollten Sie versuchen sämtliche Leistungen, seien sie noch so unscheinbar, zu erwähnen, und den entsprechenden Zeitaufwand in Minuten festzuhalten. Auch sich ständig wiederholende Hilfeleistungen (wie z. Bsp.: das Begleiten zum Badezimmer und wieder zurück) sollten jedesmal wie dies geschieht, in das Pflegetagebuch eingetragen werden.
Bei einer Begutachtung durch den MdK ist das Pflegetagebuch ein überaus nützliches Werkzeug um den tatsächlichen Hilfebedarf des Pflegebedürftigen zu belegen.
Beispielführung eines Pflegetagebuches*:
| Datum | Uhrzeit | Tätigkeit | Dauer |
| 01.08.13 | 07.30 Uhr | Helfen das Bett zu verlassen und ins Badezimmer begleiten | 4 min |
| 01.08.13 | 07.34 Uhr | Hilfestellung beim Toilettengang | 6 min |
| 01.08.13 | 07.37 Uhr | Unterstützung bei der morgendlichen Körperpflege | 33 min |
| 01.08.13 | 07.54 Uhr | Vom Badezimmer zum Esstisch begleiten | 2 min |
| 01.08.13 | 07.56 Uhr | Das Frühstück richten und bei der Nahrungsaufnahme unterstützen | 23 min |
| 01.08.13 | 08.44 Uhr | Reinigung der Wohnung | 40 min |
| 01.08.13 | 09.24 Uhr | Waschen der Wäsche | 20 min |
( Diese Tabelle dient lediglich als Beispiel zur Veranschaulichung der Funktionsweise eines Pflegetagebuches und stellt keine verbindliche Empfehlung dar.)
Die obige Beispielführung eines Pflegetagebuches würde einen täglichen Zeitaufwand in Höhe von 68 Minuten für die Grundpflege, und 60 Minuten für die hauswirtschaftliche Versorgung zu Grunde legen. In diesem Beispiel wären damit die Voraussetzungen für die Pflegestufe 1 erfüllt. Natürlich reicht es nicht das Pflegetagebuch nur einen Tag zu führen. Sie sollten das Pflegetagebuch mindestens in für den Zeitraum der Antragstellung auf Einstufung bzw. Höhereinstufung bis zum Tag der Begutachtung durch den MdK führen. So stellen Sie sicher, eine aussagekräftige Basis geschaffen zu haben, da sich der Hilfebedarf je nach Tagesform des Pflegebedürftigen verändern kann, und sich dies natürlich auch in den einzelnen Tätigkeiten sowie im zeitlichen Aufwand der geleisteten Pflege widerspiegeln sollte.